Правила этикета для электронной почты


Как верно воспользоваться электрической почтой

По количеству писем электрическая почта издавна затмила обыденную, и ее популярность продолжает расти. О правильном использовании этого нового средства связи написано много книжек, но есть еще люди, которые ничего об этом не знают.

Самое огромное достоинство (и самый главный недочет) электрической почты в том, что она позволяет фактически одномоментно связаться с хоть каким человеком в хоть какой точке земного шара, если, естественно, у этого человека есть компьютер. Это очень комфортно для тех, кому это нужно в работе. Но электрические письма не поменяют живого общения.

Один из недочетов электрической почты заключается в том, что получатель может ошибочно воспринять тон письма. В личном разговоре либо по телефону собеседники лицезреют либо слышат друг дружку, потому замечают эмоции и настроение собеседника. Из письма же можно некорректно осознать, что по сути предполагается. К примеру, предложение: “Я слышал, что собрание в четверг было очень действенным!” звучит совершенно по-другому, если произнести его насмешливо.

В общении собеседники употребляют уточняющие вопросы, к примеру:

— Вы отослали этот доклад Майклу?

— Майклу Кошкину?

— Нет, Майклу Мышкину. Он желал, чтоб я добавил туда информацию о СЫРЕ.

— Ну, я вообще-то послал его Майклу Кошкину. А что такое СЫР?

Понятно, что если собеседники так писали бы в письмах, последние утратили бы всякий смысл. Потому, написав письмо, поначалу перечитайте его, а позже уже отправляйте. Если длительно не получаете от напарника ответа, перезвоните ему.

Вот некие ошибки, которые допускают создатели электрических писем.

Орфографические и грамматические ошибки. Электрическая почта признается многими как неофициальное средство общения, но неофициальность не значит неопрятности. Обращайте внимание на:

1) незаконченные предложения. Не используйте предложений без подлежащего либо сказуемого;

2) неверное написание слов. Если у вас препядствия с грамотностью, пользуйтесь особыми компьютерными программками.

Пропуск приветствия либо концовки. Неуж-то так тяжело напечатать “Почетаемая Кларисса” либо “Всего хорошего, Денис”?

Внедрение только Строчных букв. Текст, состоящий из строчных букв, сложнее для восприятия, чем обыденный. К тому же такое письмо воспринимается как вопль.

Внедрение только строчных букв. Имена собственные и 1-ые слова предложений нужно писать с строчный буковкы.

Использование  ругательств.   Произнесенные   вслух ругательства  моментально  испаряются  в  воздухе,вставленные в письмо остаются там навечно.

Отправка сообщения очень большенному количеству людей. Всем ли сотрудникам нужно знать подробности подготовки актового зала к последующему собранию? Естественно, нет. Пишите об этом только ответственным за подготовку.

Внедрение “Ответить всем” заместо “Ответить отправителю”. Если ваш менеджер послал благодарственное сообщение за проделанную работу каждому члену вашего коллектива, не отвечайте всем сотрудникам, что были рады стараться и что ваш начальник самый наилучший. Этим вы заработаете репутацию угодливого подхалима.

Перед отправлением непременно проверьте, кому вы отправляете письмо, в особенности если оно написано в резком тоне. В один прекрасный момент сотрудница большой компании написала собственной приятельнице, что у их коллеги ожидается прибавление в семействе. Она задумывалась, что выслала письмо подруге, а оказалось, что в бухгалтерию! Представьте, как бурно дискуссировалась в коллективе эта, в общем-то, интимная новость.

Другие противные мелочи связаны с экономией времени.

Переадресовка цепочки электрических писем. Если информация прошлых сообщений не принципиальна, удалите их.

Переадресовка цепочки электрических писем без конфигурации темы сообщения. Итог этого может смотреться таким макаром: “FW: FW: RE: FW: RE: Наше собрание”. Не умопомрачительно, что адресат может просто удалить такое письмо, не читая. Верно указывайте тему, к примеру: “Вопросы по поводу собрания 15 июня. Нужен ответ”.

Отправка письма сотруднику, сидячему в примыкающем кабинете. Если сообщаете о сроках сдачи отчета, это нормально, но если вам необходимо обсудить некий вопрос, лучше использовать старенькый хороший метод — разговор.

Полезные советы на все случаи отправка и получение писем личного нрава на работе. Компы и доступ к Вебу — собственность компании, потому, ведя личную переписку на работе, вы нарушаете трудовой контракт. Узнайте, разрешено ли в вашей компании воспользоваться электрической почтой в личных целях, и если да, не злоупотребляйте этим. Лишне припоминать, что рассылать с рабочего компьютера оскорбительные письма и мусор полностью неприемлимо.

Эти службы позволяют инспектировать почтовый ящик с хоть какого компьютера, потому для личной переписки мы рекомендуем вам воспользоваться услугами таких веб-сайтов.

Вот еще несколько ошибок, связанных с электрической почтой.

Всем нравятся шуточки, но они не всегда уместны в письмах. При составлении электрического письма раз и навечно забудьте выражения вроде: “Должно быть, вы с Урала…” либо “Вот почему я рад, что я не дама” Не исключено, что такие шуточки неприятны даже вашим друзьям.

Полезные советы для всех не отвечайте на письма о спасении одичавшей природы, предупреждениях о новых разновидностях рака, не реагируйте даже на мольбы отправить открытки людям, нездоровым СПИДом. Не пересылайте их своим знакомым. Полезными могут быть предупреждения об электрических вирусах, но почти всегда это  либо  розыгрыши,  либо  собственно  вирусы.

Лучше сходу удаляйте такие письма, за ранее сообщив о их сисадмину.

Если вы получили одно из бессчетных писем, призывающих переслать его 10 своим знакомым, просто удалите его.

Чего еще нельзя делать при помощи электрической почты?

Не используйте электрическую почту для критики и тем паче не рассылайте копии такового письма другим. Это равноценно оскорблению сотрудника в присутствии подчиненных. Если у вас есть замечания, выскажите их с глазу на глаз либо, в последнем случае, по телефону

.

Если получили оскорбительное письмо, подавите внутри себя желание ответить в том же духе. Будьте выше этого — не теряйте плюсы. Ну, либо хотя бы не отвечайте на это письмо.

Полезные советы для всех никогда не пишите в электрическом письме того, чего не желали бы узреть в прессе. Даже если пишете человеку, которому доверяете, ваше сообщение может быть переадресовано кому-то другому.

Электрические письма очень комфортны для таких случаев.

Оповещение о собрании. “Сначала месяца в конференц-зале состоится собрание, посвященное грядущей конференции. Пожалуйста, просмотрите прикрепленный файл и подготовьтесь к дискуссии обозначенной в нем повестки денька”.

Подготовки собрания. “Вероятные деньки проведения собрания 1, 2 либо 15 июля. Сообщите, какой денек вас больше устраивает”.

•Доказательство устных дискуссий. “Как мы сейчас и гласили, компания Плюш и Сыновья отправит 75 мягеньких кресел к последующей субботе”.

Распространения новостей, отчетов и другой инфы, связанной с работой компании.

Электрическая почта — неплохой ассистент, если не подменять ею обыденное общение и телефонные дискуссии.

Менеджеры неких компаний получают до двухсот  сообщений  в  день  пожалейте  их — пишите коротко. Если вам не отвечают, позвоните по телефону.

И естественно, сразу отвечайте на сообщения, хотя бы так: “Я получил ваше письмо, но подробный ответ смогу выслать лишь на последующей неделе”. Если ваша служба электрической почты предоставляет услугу “электрического автоответчика”, воспользуйтесь ею, если понимаете, что вас не будет на работе некоторое количество дней.

Популярность чатов вырастает. А понимаете ли вы, как вести себя в чате?

Не употребляйте грубых слов, не распространяйте злые слухи, не открывайте секретную информацию.

Не “висите” в чате часами — может быть, вы отвлекаете от работы вашего собеседника.

Если от работы отвлекают вас, обходительно сообщите собеседнику, что на данный момент заняты и свяжетесь с ним попозже. Естественно, лучше во время работы совсем не выходить в чат.

Комментировать

Почта не публикуется.Обязательные поля отмечены *