При возвращении с поездки по делам конторы сотрудник должен оформить авансовый отчет по командировке. На основании этого документа бухгалтерия рассчитывает расходы, произведенные во время деловой поездки и выплачивает определенную сумму средств работнику. Для авансового отчета разработана особая форма, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ № 55.

Вам пригодится

• — документы предприятия;
• — печать организации;
• — постановление Госкомстата Рф № 55;
• — командировочное удостоверение работника;
• — документы командированного сотрудника;
• — базы бухгалтерского учета;
• — документы, подтверждающие расходы на командировку;
• — правила списания командировочных расходов.

1.

Авансовый отчет составляется на картонном либо машинном носителе. Для этого употребляется форма АО-1. В высшей части документа укажите полное наименование предприятия. Заглавие организации пишется на основании устава, других учредительных документов либо индивидуальных данных лица, оформленного в качестве ИП. Напишите код компании в согласовании с ОКПО.

2.

Укажите наименование структурного подразделения, где работает сотрудник, выбывший в командировку. Вчеркните заглавие должности и индивидуальные данные подотчетного лица.

3.

В табличной части авансового отчета напишите, какую сумму средств получил работник перед командировкой. Укажите перерасход денег, если сотрудник издержал больше выданной суммы, остаток – при наименьшем расходе подотчетных средств.

4.

На обратной стороне отчета командированным работником указывается список документов, которые подтверждают расходы. Это командировочное удостоверение, чеки (товарные, кассовые), квитанции, билеты на транспорт и другие оправдательные документы.

5.

Сотрудник, прибывший из командировки, показывает номер, дату каждого из документов, его наименование и сумму израсходованных средств, которую подтверждает, например, билет либо квитанция на оплату гостиницы. Каждый оправдательный документ прилагается к авансовому отчету.Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются командированным работником в том порядке, как они записаны на обратной стороне отчета.В бухгалтерии суммы по каждому документу дебетуются по счетам, субсчетам.

6.

Сейчас перечтите количество подтверждающей документации и укажите число приложений, оправдывающих расходы сотрудника в командировке.

7.

Проверьте отчет, поставьте свою подпись, расшифровку и дату, когда документ передан сотрудником в бухгалтерию. Передайте авансовый отчет на подпись главному бухгалтеру. После визирования последним документ дайте на утверждение руководителю компании. Директор ставит свою подпись, дату внесения резолюции, фамилию, инициалы.Подотчетные средства списываются в установленном порядке в качестве расходов компании.