Деловая переписка


Верная деловая переписка

Письмо остается важнейшей формой делового общения. Оно исключает неясности и некорректности, фактически неминуемые в устном общении. Потому все принципиальные деловые решения должны быть зафиксированы в письменном виде. Как говорится, что написано пером, не вырубишь топором.

В ваших интересах научиться составлять деловые письма. Независимо от того, что пишете: письмо-отказ, отчет либо объявление — всегда пишите понятно, связно и по существу.

Создание делового письма состоит из последующих шагов: обдумывание темы, составление письма, просмотр готового варианта, исправление ошибок, распечатка, просмотр. Только после выполнения всех этих шагов письмо можно подписывать и отправлять адресату.

Полезные советы для всех, используйте для письма только высококачественную бумагу.

Не отправляйте письмо, написанное сгоряча. Подождите день-два и перечитайте его.

Продумав письмо, пишите просто и обходительно.

Окончив, перечитайте письмо: может быть, вам захочется что-то добавить.

Исправьте все ошибки!

Снова просмотрите письмо и поновой отредактируйте.

Форма делового письма стандартна. Во всех таких письмах находятся последующие элементы.

Бланк. Официальный документ пишут лишь на бланке. Бланк содержит реквизиты: заглавие компании (учреждения), адресок, номера телефонов и пр. Все совместно эти реквизиты именуются шапкой и размещаются вверху листа справа (либо по центру).

Дата. Размещается слева либо справа ниже шапки. Месяц в дате пишется прописью, денек и год — цифрами.

Регистрационный (исходящий) номер. Неотклонимый элемент официального документа.

Адресок получателя. Размещается слева под датой. В адресе нужно указать:

1. Титул (если есть) и полное имя адресата.

2. Должность адресата (ниже, отдельной строчкой).

3. Заглавие компании (ниже, отдельной строчкой). Заглавие должно быть точно таким же, каким оно представлено на фирменном бланке адресата.

4. Почтовый адресок компании (ниже, отдельной строчкой).

Формальное воззвание. Размещается под последней строчкой адреса получателя. Обычно оно смотрится таким макаром: “Почетаемый Такой-то”.

В личной переписке после приветствия ставится запятая либо восклицательный символ, в деловой — точка.

Текст письма. Размещается сходу под приветствием. Тут вы пишете все, что желаете сказать адресату.

Формальное окончание и подпись. Размещается слева под последней строчкой текста. В деловой переписке письмо завершается последующими фразами:

От всей души ваш либо С почтением (если не понимаете адресата);

Всего хорошего либо С лучшими пожеланиями (если адресат вам знаком).

Под этой фразой напишите свое полное имя и поставьте подпись.

Дополнения. Это необязательные элементы делового письма (к примеру, “Приложение”, если письмо сопровождается дополнительным документом), их располагают ниже подписи.  Если вы посылаете кому-то копии, то должны сказать ” об этом адресату, добавив к письму пометку “копия” и перечень лиц, которым вы их разослали, в алфавитном порядке.

Полезные советы на все случаи жизни, есть установленные нормы составления деловых документов, так именуемые Единые муниципальные эталоны делопроизводства. Ознакомьтесь с ними; не считая того, непременно узнайте, как принято писать деловые письма в вашей компании.

Комментировать

Почта не публикуется.Обязательные поля отмечены *